WSP's Privatlivserklæring

2. Hvem er vi, og hvem er ansvarlig for dine personoplysninger?

WSP er en international, professionel service- og ingeniørvirksomhed med hovedsæde i Canada, og kontorer i en lang række lande på tværs af fem kontinenter. Yderligere oplysninger kan findes på vores hjemmeside. Vores kontaktoplysninger findes i punkt 11 i denne Privatlivserklæring.

Typisk vil WSP-enheden eller den tilknyttede enhed, der er juridisk ansvarlig for håndteringen af dine personlige data, være enheden i det land, hvor du har adgang til vores tjenester og/eller på anden måde interagerer med os.

Hvor WSP er hyret af sine kunder til at levere tjenester, og vi som følge heraf indsamler og bruger dine personlige data, gør vi det generelt i overensstemmelse med vores kunders kontraktmæssige instruktioner eller i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslove. Det er normalt vores kunder og ikke WSP, der bestemmer, hvordan og hvorfor persondata skal bruges i leveringen af tjenester, så vores kunder vil i sidste ende være ansvarlige for dine personlige data i sådanne situationer.

3. Hvilke personoplysninger indsamler vi og til hvilke formål?

Vi indsamler måske personoplysninger om dig eller enkeltpersoner, der arbejder for din virksomhed under forskellige omstændigheder, herunder i forbindelse med levering af vores tjenester, brug af vores hjemmeside, deltagelse i / besøg på et af vores arrangementer/kontorer og/eller hvor vi på anden måde interagerer med dig, fx om at tilvejebringe en tjeneste til WSP osv. De personlige data, som vi indsamler, og årsagerne til, at vi bruger dem, vil afhænge af arten af dit forhold til os, men kan omfatte de typer oplysninger og formål, der er angivet nedenfor. 

1. Interaktion med dig 
   
   Dette omfatter personlige data såsom dit navn, titel, stilling, den virksomhed, du arbejder for, din postadresse, e-mailadresse, telefonnummer og din korrespondance med WSP (inklusive noter/udskrifter/optagelser af opkald via telefon eller Voice over IP-systemer) . Vi kan også spørge om dit forhold til en anden person, for eksempel for at fastslå eventuelle interessekonflikter, der måtte eksistere. Vi har brug for ovenstående oplysninger for at kunne samarbejde med dig i forretningsøjemed. 



2. Identifikation og verifikation 
   
   Vi beder muligvis om dit pas eller andet officielt identifikationsdokument for at bekræfte din identitet, fx hvis du skal besøge WSP's kontorer eller faciliteter eller have adgang til WSP-systemer før eller under dit engagement med os. Ud over de data, du giver os direkte, og i overensstemmelse med den lokale lovgivning i det land, hvor du får adgang til vores tjenester, kan vi også finde oplysninger om dig fra andre kilder, såsom skattemyndigheder, omhyggeligt udvalgt tredjepartsudbydere af baggrundsscreening (se punkt 5 nedenfor for mere information om WSP's brug af tredjeparter), og/eller fra offentligt tilgængelige registre/hjemmesider, hvor du frivilligt har gjort dine personoplysninger tilgængelige (fx LinkedIn, virksomhedsdatabaser osv.). Vi kræver disse oplysninger som en del af vores forretningsgodkendelseprocesser og for at overholde vores juridiske forpligtelser til at forhindre hvidvaskning af penge, terrorisme, korruption og bedrageri. 



3. On-site sikkerhed 
   
   Hvis du besøger os i vores lokaler, kan vi indsamle dit billede og/eller videooptagelser via CCTV, og vi kan også indsamle oplysninger via besøgslog (fx ind- og udgangstider, køretøjsregistrering osv.). Vi indsamler disse personoplysninger, da det er i vores legitime interesse at sikre, at vores lokaler er sikre, og med det formål at opdage/forebygge kriminalitet. 
   
   Hvis du opretter forbindelse til vores gæste-Wi-Fi-netværk, når du besøger et af vores kontorer, kan vi indsamle dit navn, e-mailadresse, telefonnummer, enheds MAC-adresse, IP-adresse og placering for at give dig adgang til dette netværk og for at beskytte det mod uautoriseret brug. 



4. Møder/events 
   
   Vi kan indsamle grundlæggende kontaktoplysninger fra dig, når du tilmelder dig eller deltager i et møde/event arrangeret af eller på vegne af WSP. Vi bruger disse oplysninger til at identificere dig af hensyn til bygningssikring og sikkerhed, og for at vi kan invitere dig til fremtidige arrangementer/møder (se punkt 3(f) om markedsføring nedenfor). 
   
   Derudover kan vi til salgsfremmende formål også indsamle fotos/videooptagelser af enkeltpersoner, der deltager i sådanne møder og events. 
   
   Du kan dog også ønske at informere os om eventuelle særlige kostkrav og/eller fortælle os om eventuelle funktionsnedsættelser, du måtte have, så vi kan foretage rimelige justeringer for at lette din deltagelse i mødet/eventet. I visse lande falder sådanne detaljer ind under den kategori af personoplysninger, som databeskyttelsesloven anser for at være iboende følsomme, da de vedrører dit helbred/funktionsnedsættelser og/eller muligvis din religion. Denne type information er udelukkende valgfri, så du behøver ikke at give os dem, hvis du ikke ønsker det, forudsat at du accepterer eventuelle tilknyttede risici for, at vi ikke er opmærksomme på dine særlige ønsker. For flere informationer om det juridiske grundlag, som vi er afhængige af for at bruge denne specifikke type persondata, se venligst punkt 4, "På hvilket juridisk grundlag bruger vi dine persondata?" nedenfor.  



5. Automatiserede interaktioner  
   
   Når du interagerer med vores hjemmeside, kan vi automatisk indsamle personlige data fra dig ved at bruge cookies og andre lignende teknologier. Behandling af sådanne oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores legitime interesser i at forbedre vores hjemmeside og levere en mere relevant service til vores kunder og forretningspartnere. Disse oplysninger bruges ikke til at udvikle en personlig profil på dig. For yderligere oplysninger, se venligst vores Cookiepolitik.



6. Markedsføring og information indsamlet via vores hjemmeside og vores konti på sociale medier
   
   Visse dele af vores hjemmeside, herunder vores blogs, inviterer dig til at anmode om publikationer, nyhedsbreve og meddelelser, abonnere på at modtage invitationer til begivenheder, seminarer og webinarer, deltage i kundeundersøgelser og modtage WSP-meddelelser. Hvis du gør det, vil vi indsamle nogle af eller alle følgende oplysninger: dit navn, e-mailadresse, jobtitel, firmanavn og firmaadresse. Vores systemer vil genkende dig som bruger og baseret på det indhold, du ser/anmoder om, vil vi bestræbe os på at levere materiale, der er relevant for dig og dine interesser. Vi kan også indsamle disse oplysninger om dig, hvor du fysisk har deltaget i en begivenhed arrangeret af WSP, så vi kan invitere dig igen i fremtiden. 
   
   Derudover vedligeholder WSP konti på sociale medieplatforme (såsom LinkedIn, YouTube, Instagram, Facebook og X) og kan indsamle billeder, demografiske oplysninger, interesser og andre personlige data, som du måtte dele med de sociale medieplatforme, når du interagerer med disse konti.  
   
   Bemærk, at du til enhver tid kan fravælge at modtage marketingkommunikation, enten ved at klikke på afmeld-linket i den relevante kommunikation eller ved at sende en e-mail til os på [email protected]. For yderligere oplysninger henvises til afsnit 9 i denne Privatlivserklæring, "Hvad er dine rettigheder mht. dine personlige data?". 



7. Rekruttering  
   
   WSP indsamler og bruger dine personlige data, når du søger job, konsulentrolle eller praktik/aktivering hos os. Vi kan modtage information om dig gennem et rekrutteringsbureau eller direkte fra dig, hvor du udfylder en online ansøgningsformular via en hvilken som helst af WSP’s karriereportaler, eller når du forhandler din konsulent-/uafhængige kontrahentaftale med WSP. Personoplysningerne vil omfatte oplysninger vedrørende din uddannelse, jobhistorik, færdigheder, anbefalinger og andre baggrundsoplysninger såsom din ret til at arbejde i det land, hvor du søger arbejde osv. For yderligere oplysninger om, hvordan WSP indsamler og bruger dine personlige oplysninger i rekrutterings¬sammenhæng, se venligst vores erklæring om beskyttelse af ansøgeres personlige oplysninger.



8. Personlige oplysninger om den brede befolkning  
   
   Karakteren af WSP’s forretninger betyder, at vi ofte samarbejder på offentlige miljø- eller infrastruktur¬projekter, fx jernbanenetværk/boligbyggerier. Når vores kunder hyrer os til at levere disse typer tjenester, kan vi blive bedt om at indsamle dine personlige data. For eksempel kan vi blive bedt om at udføre sociale konsekvensanalyser, som kunne omfatte undersøgelse af visse befolkningsgrupper, såsom oprindelige befolkninger. Dette kan medføre, at WSP indsamler følsomme oplysninger om medlemmer af samfundet. Et andet eksempel kunne være, hvor WSP er hyret til at identificere juridiske interesser i jord, der kan blive påvirket af foreslået udviklings-/infrastruktur¬arbejde. I sådanne tilfælde kan WSP indsamle personoplysninger om boligejere/beboere i et givet område.  
   
   Bemærk, at når der indsamles personlige data under omstændigheder, der er beskrevet i dette afsnit, vil WSP generelt gøre det i overensstemmelse med vores kunders kontraktmæssige instruktioner, i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslove og med passende privatlivs- og sikkerhedsprotokoller på plads for at beskytte dine personlige data.  



9. Profilering  
   
   Udtrykket "profilering" refererer til tilfælde, hvor dine personlige data udelukkende bruges til automatiseret behandling for at evaluere eller forudsige visse aspekter om dig uden personlig vurdering. WSP foretager i øjeblikket ingen profilering ved hjælp af personlige data. Skulle vi beslutte at bruge fuldstændigt automatiserede processer til at profilere personer i fremtiden, fx for at markedsføre WSP's tjenester mere effektivt, vil vi give dig besked i overensstemmelse med gældende lovgivning, og afhængigt af hvor du befinder dig, vil du have visse rettigheder m.h.t. sådan brug af dine personlige data (se punkt 9 "Hvad er dine rettigheder mht. dine personlige data?" nedenfor). 

4. På hvilket juridisk grundlag bruger vi dine personoplysninger?

Det vigtigste juridiske grundlag, som WSP henholder sig til ved indsamling og håndtering af dine personlige oplysninger, er: 

1. Med dit samtykke. For eksempel, hvor : 
• det er obligatorisk i henhold til databeskyttelseslovene i et bestemt land, som vi opererer i (bemærk, at dette vil være enten dit udtrykkelige samtykke eller dit underforståede samtykke, hvor det er tilladt i henhold til gældende lov (sidstnævnte betyder, at din aftale antages baseret på din konkrete handling eller din passivitet på tidspunktet for indsamling, brug eller deling af dine personlige data)),
• WSP ikke lovligt kan håndtere personlige data på nedenstående eller andre tilladte grundlag i henhold til databeskyttelseslovgivningen, og/eller
• WSP indsamler oplysninger, som databeskyttelseslovene i visse lande anser for at være følsomme i sig selv (fx hvor du fortæller os om dine kostkrav, så vi kan imødekomme dine specifikke sundhedsmæssige eller religiøse krav, eller hvor du beder os om at foretage justeringer for at imødekomme din funktionsnedsættelse osv.).

Bemærk venligst, at du når som helst kan trække dit samtykke tilbage, efter du har givet det. Dette vil ikke påvirke lovligheden af WSP's tidligere brug af disse data. I visse situationer kan tilbagetrækning af samtykke dog påvirke WSP's muligheder for at levere tjenester til dig eller på anden måde interagere med dig.


2. Hvor det er nødvendigt for os at indsamle og bruge personoplysninger for at kunne levere vores tjenester til eller underskrive en kontrakt med dig eller din virksomhed. For eksempel:
• for at udføre vores forretningsaktiviteter har vi oplysninger (såsom kontaktoplysninger og e-mailkommunikation) på vores kunders, forretningspartneres og leverandørers medarbejdere,
• for at fuldføre projekter for vores kunder kan vi få udleveret personoplysninger om enkeltpersoner,
• for at lette besøgendes adgang og onsite-tjenester i vores lokaler eller
• for at behandle jobansøgninger.
  
  
3. Hvor det er nødvendigt i WSP’s eller i vores kunders legitime interesser. For eksempel:
• for at administrere og forbedre vores websteder,
• for at levere vores tjenester til eller på anden måde samarbejde med dig i forbindelse med vores daglige forretningsaktiviteter,
• for at udføre undersøgelser, hvis vi har mistanke om ulovlig eller illegal adfærd (uanset om denne mistanke opstår fra en whistleblowers alarm eller ej),
• for at administrere sikkerheden af vores systemer og netværk,
• til forsikringsformål,
• for at udøve eller forsvare vores juridiske rettigheder eller for at efterkomme retskendelser, og
• for at udvikle vores forretning (herunder at kommunikere med dig om vores tjenester, events, undersøgelser og andre salgsfremmende aktiviteter).

Dog vil WSP kun bruge dine personlige oplysninger til sine legitime interesser, hvor sådanne interesser ikke tilsidesættes af beskyttelsen af dine personoplysninger.


4. For at overholde lovkrav til WSP. For eksempel:
• for at opretholde nøjagtige optegnelser,
• for at udføre visse baggrundstjek, når man vurderer og undersøger nye kunder/forretningspartnere (fx for at overholde lovgivning om bekæmpelse af hvidvaskning af penge, finansiering af terrorisme og sanktioner – dette kan omfatte finansiel kontrol, kreditvurderinger og identitetstjek samt screening, som også kan omfatte følsomme oplysninger såsom politisk tilhørsforhold eller straffeattest osv.) og
• med henblik på bedrageri- og kriminalitetsforebyggelse og afsløring eller hvad der på anden måde kræves i henhold til gældende lovgivning.

5. Hvem deler vi dine personlige oplysninger med?

Vi deler muligvis oplysninger, som du har givet os, efter behov inden for WSP-koncernens enheder og med visse tredjeparter, såsom tjenesteudbydere, der handler på vores vegne, og som vil bruge dataene til at levere deres tjenester.

Det kan dreje sig om assurandører, udbydere af it- og cloudtjenester, udbydere af baggrunds-screening, juridiske rådgivere, revisorer, skatterådgivere, reklamebureauer, forsikringsselskaber, finansielle- eller udlånsinstitutioner og udbydere af faciliteter osv. Vi vil sikre, at enhver tredjepartstjenesteudbyder, som vi anvender, forpligter sig til et passende niveau af sikkerhed og fortrolighed for at beskytte dine personlige oplysninger.

Vi kan også dele dine personoplysninger i forbindelse med fusion, opkøb, salg af alle eller dele af WSP's aktiver, finansiering, omstrukturering eller andre virksomhedstransaktioner.

Under visse omstændigheder og i overensstemmelse med gældende lovgivning kan vi være nødt til at videregive dine personlige oplysninger til andre tredjeparter til juridiske, skattemæssige eller regulatoriske formål som fx:  

• hvor en indenlandsk eller udenlandsk domstol, politi, retshåndhævende myndighed, statslig instans eller regulerende organ beder os om det,
• for at beskytte WSP's aktiver og interesser eller for at beskytte folks sikkerhed og sikring, rettigheder og/eller ejendom,
• for at bistå WSP med interne eller eksterne undersøgelser af potentielt ulovlig eller mistænkelig aktivitet eller
• for at administrere, forsvare eller behandle eventuelle faktiske eller potentielle juridiske krav. 

6. Hvordan beskytter vi dine personlige oplysninger?

Vi bestræber os på at vedligeholde systemer, der er sikre og opfylder branchestandarder, og vi har implementeret en kombination af foranstaltninger til beskyttelse af dine personlige data, herunder:  

• interne politikker og procedurer, der definerer vores medarbejderes roller og ansvar gennem hele livscyklussen for en registrering, der indeholder personlige data, og vi begrænser medarbejdernes adgang til disse oplysninger til et "need-to-know"-grundlag,
• fysiske, elektroniske og proceduremæssige sikkerhedsforanstaltninger, der overholder relevante standarder for beskyttelse af personlige oplysninger,
• tekniske sikkerhedsforanstaltninger for oplysninger, der indsamles eller opbevares elektronisk, såsom kryptering, firewalls, adgangskoder, antivirussoftware osv.,
• en udpeget persondataansvarlig og regionale persondatakoordinatorer til at overvåge WSP's overholdelse af gældende lovgivning om privatlivets fred,
• uddannelse af personale i beskyttelse af personlige oplysninger og informationssikkerhed,
• procedurer for modtagelse, undersøgelse og besvarelse af klager eller forespørgsler om WSP’s informationshåndteringspraksis,
• kontraktlig beskyttelse og informationssikkerhedsprocedurer for at sikre, at tjenesteudbydere, som vi deler personlige data med, opretholder passende beskyttelses- og sikkerheds¬standarder og
• politikker og procedurer til, hvordan man skal reagere på og håndtere brud på persondatasikkerheden.  

7. Bliver dine personlige data overført til udlandet?

På grund af den globale karakter af WSP's forretninger kan det være nødvendigt at sende dine personlige oplysninger til andre, udenlandske WSP-kontorer eller tredjeparter (i henhold til punkt 5 “Hvem deler vi dine personlige oplysninger med?” ovenfor), medmindre vi specifikt har accepteret at opbevare dine personlige data på et bestemt sted. Eksempler på situationer, hvor dine personoplysninger kan blive overført til et andet land end det, hvor du er hjemmehørende, omfatter:  

1. hvor WSP har outsourcet et eller flere aspekter af sin virksomhed (såsom it-support), eller\
2. hvor vi har brugt cloud-tjenester til lagring/datahosting (hvilket betyder, at personlige data kan blive gemt på WSP’s vegne af en cloud-udbyder forskellige steder rundt om i verden). 

De vigtigste jurisdiktioner, hvortil WSP kan overføre dine personlige oplysninger, omfatter Canada, Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, Storbritannien, USA og Indien.

Nogle af de lande, hvortil dine personlige oplysninger overføres, har en anden standard for databeskyttelse end det land, hvor du er hjemmehørende. Vi har/vil dog indføre kontraktlige eller andre passende beskyttelsesforanstaltninger som foreskrevet af gældende databeskyttelseslove for at sikre, at dine oplysninger er tilstrækkeligt beskyttet globalt.  

8. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Dine personlige data vil blive opbevaret så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil de blev indsamlet, medmindre WSP skal opbevare dem i en periode fastsat i gældende lovgivning. Når vi fastlægger opbevaringsperioden, tager vi hensyn til forskellige kriterier, såsom: 

• arten og varigheden af vores relation til dig,
• typen og følsomheden af dine personlige data,
• de formål, som vi bruger dine personoplysninger til, og hvorvidt vi kan opnå disse formål på anden måde,
• lovbestemte opbevarings- og forældelsesfrister og
• andre gældende lovkrav. 

Ved udløbet af enhver opbevaringsperiode vil dine personlige data enten blive slettet i sin helhed eller anonymiseret, så du ikke længere kan identificeres ud fra disse data. 

9. Hvad er dine rettigheder mht. dine personlige data?

Du har forskellige juridiske rettigheder i forhold til dine personlige data med visse begrænsninger og undtagelser, afhængigt af lovene i det land, hvor du er hjemmehørende.

På grundlag af sådanne rettigheder kan du have ret til at anmode WSP om at: 

1. oplyse dig om, hvorvidt vi bruger eller lagrer dine personlige oplysninger
2. udlevere en kopi af dine personlige data (med forbehold for andre personers ret til privatlivets fred og de oplysninger, der allerede er givet til dig i gældende privatlivserklæringer),
3. rette eventuelle unøjagtigheder i dine personlige data ved at informere os om at foretage de nødvendige ændringer,
4. ændre eller tilbagekalde dit samtykke til indsamling, brug og videregivelse af dine personlige data, hvor WSP har indhentet dit samtykke hertil (se punkt 4 "På hvilket juridiske grundlag bruger vi dine personoplysninger?" ovenfor),
5. slette dine personlige data, hvis der ikke er nogen juridisk begrundelse for, at WSP opbevarer dem,
6. sætte brugen af dine personlige data på pause indtil:
• WSP godkender eventuelle unøjagtigheder i dine personlige data, som du giver os besked om, eller
• vi vurderer, at WSP’s legitime interesser i at behandle dine persondata opvejer dine interesser i, at dataene ikke bliver behandlet,
7. overføre dine personlige data til dig eller en anden virksomhed i et almindeligt anvendt elektronisk format (kendt som retten til dataportabilitet).

Derudover kan du også gøre indsigelse mod, at dine personoplysninger bliver bearbejdet (herunder hvis vi bruger dem til at danne en profil af dig), når:

• det er i vores eller en tredjeparts legitime interesser,
• WSP handler i offentlighedens interesse, eller
• vi bruger dem til direkte markedsføring. 

Hvis du gør indsigelse mod den sidste grund, stopper WSP behandlingen af dine personlige data til markedsføringsformål (og enhver tilhørende profilering). I de andre tilfælde vil WSP stoppe med at behandle de relevante data, medmindre: 

• vi har tvingende legitime grunde til at fortsætte behandlingen, som tilsidesætter din ret til privatlivets fred,
• vi skal behandle dataene i forbindelse med et retskrav.

Bemærk, du kan have yderligere rettigheder i overensstemmelse med den lokale lovgivning i det land, hvor du bor.

Du kan udøve eller forhøre dig om ovenstående rettigheder ved at kontakte WSP’s databeskyttelsesteam (se punkt 11 " Hvordan kan du kontakte os?" below). 

10. Hvad er WSPs privatlivsprotokoller for mindreårige?

Vi anmoder ikke om eller indsamler bevidst personoplysninger fra børn under 16 år. Hvis vi opdager, at et barn under 16 år har givet os personlige data uden et verificerbart samtykke fra en forælder eller værge, vil vi tage rimelige skridt til at slette de oplysninger.

11. Hvordan kan du kontakte os?

Vi håber, at denne Privatlivserklæring har været nyttig mht. at redegøre for, hvordan vi håndterer dine personlige oplysninger og dine rettigheder til at bevare kontrollen over dem. Denne Privatlivserklæring beskriver de fleste af dine rettigheder i henhold til relevante love, men ikke nødvendigvis alle de rettigheder, du har.

Hvis du har spørgsmål, bekymringer eller klager mht. blandt andet de personoplysninger, som vi har om dig, bedes du kontakte os ved at sende en e-mail til [email protected].

12. Klager

Du har til enhver tid ret til at indgive en klage til den relevante databeskyttelsesmyndighed ("DPA"). Vi vil dog sætte pris på chancen for at forstå dine bekymringer i første omgang, før du kontakter en DPA.

Hjemmesiden for den relevante databeskyttelsesmyndighed, der har ansvar for at overvåge overholdelse af databeskyttelse i dit land, findes via dette link: Global Privacy Law and DPA Directory (iapp.org).  

13. Ændringer i denne Privatlivserklæring

Denne Privatlivserklæring blev sidst opdateret på datoen vist øverst på denne side. Vi har ret til når som helst at ændre denne Privatlivserklæring ved at opdatere denne side.